Gestão

Em novembro de 2021 a Zappts realizou o Mês dos Produtos Digitais, com diversas palestras e treinamentos online e gratuitos. Para inaugurar o mês, tivemos uma palestra com nosso CEO, Rafael Tiba, falando sobre estratégias para reduzir o Time To Market de produtos digitais em grandes corporações.

Desenvolvemos esse texto baseado na palestra dada pelo Tiba, como um resumo de tudo que rolou no evento. Foi uma verdadeira aula, e a gravação está disponível abaixo.

Vamos começar falando um pouquinho sobre estratégias! E quando falamos sobre elas, temos de fazer as perguntas certas. Então, ao longo deste conteúdo, vamos apresentar quais são as perguntas que devemos fazer para acelerar o tempo entre o desenvolvimento de um produto digital e seu lançamento no mercado.

Quanto mais tempo demoramos para fazer o lançamento de um produto, menos market share e menos receita nós teremos, nos tornando menos competitivos no mercado. Isso porque, com a aceleração digital, todas as empresas estão correndo para renovar seus produtos e serviços, e por isso esse timing é tão importante.

Quando falamos de criação de produtos digitais e time to market, estamos falando de transformação digital, open innovation e aquecimento do setor tech. Como consequência destes movimentos, acontece a reorganização estratégica dentro das empresas, quando grandes corporações ditam um ritmo cada vez mais acelerado de seus processos, não só no desenvolvimento de produtos, mas também na incorporação de novos produtos.

Mas então, quais fatores impactam o time to market de uma organização?

Primeiro vamos conceitualizar time to market.

Time to Market é o momento desde que você inicia o processo de desenvolvimento, seja um insight ou um projeto aprovado, até o momento em que esse produto vai ser lançado, quando as pessoas podem utilizá-lo. Tudo o que acontece neste intervalo de tempo, nós chamamos de Time To Market.

As empresas têm processos diferentes umas das outras, mas, na grande maioria, estes processos são divididos em diversas etapas, geralmente sequenciais, e que demoram certo tempo para serem concluídas.

Quando pensamos em como reduzir o time to market, a primeira coisa que vem à cabeça é diminuir o tempo de execução destas etapas. Mas, ao fazer isso, a gente nem sempre vê o tempo total do projeto diminuir. Isso porque, quando fazemos essa abordagem pontual, surgem pontos de perdas e complexidades dentro do processo.

As perdas são previsíveis e determinísticas. São coisas que não funcionam bem dentro do processo, como perda de tempo e retrabalhos. Já as complexidades, são imprevisíveis e probabilísticas. Às vezes acontecem, mas é super difícil de conseguirmos antecipar.

Em teoria, o desenvolvimento é linear, mas, na prática, existe o retrabalho. Se o seu processo é moroso, o retrabalho exige que você faça o mesmo passo diversas vezes, e isso impacta o tempo. O grande problema é não ter esse desenvolvimento mapeado, e então acabar achando que são as etapas que causam esse impacto.

E como resolvemos esse problema? Onde - realmente - gastamos tempo?

Quando falamos em mapear onde gastamos esse tempo, sempre temos várias respostas prontas, mas, na verdade, elas são somente a superfície do iceberg, as causas aparentes. Claro que elas são importantes e precisam ser resolvidas, mas, normalmente, elas escondem uma série de outras causas que estão acontecendo ao mesmo tempo, e estas sim, são as que realmente tomam nosso tempo. As chamamos de “deep dive”.

Sendo assim, como aprender a enxergar onde precisamos melhorar para ter processos mais ágeis?

Se você se identifica com esta pergunta, é muito importante ter noção do que a organização, como um todo, consegue e não consegue fazer. Quando temos isso claro, evitamos uma série de armadilhas.

Para começarmos a enxergar essas ineficiências, precisamos de uma “lente”. Algo um pouco diferente de “Learn to see”, que é olhar para a empresa como todo executivo olha.

Para isso, precisamos trabalhar com um modelo simples. Essa pirâmide foi inspirada no livro “O Dilema da Inovação”, de Clayton Christessen, e, basicamente, toda organização tem esses três pilares:

  • Profit Fórmula: que é basicamente como a empresa faz o dinheiro;
  • Recursos (dinheiro, tempo, conhecimento técnico, infraestrutura, disponibilidade do time): é quem a empresa empenha para chegar ao profit fórmula;
  • Processos: dirigem como essas coisas são feitas.

É importante termos esse modelo básico para avaliar a conjuntura organizacional, porque quando falamos sobre eles, queremos dizer que:

  • O ‘profit fórmula’ afeta diretamente como a empresa toma uma decisão, do mais baixo ao mais alto nível hierárquico. É ele quem determina o quão rápido essa decisão será tomada, para qual lado ela vai e quais são as prioridades;
  • Com o ponto ‘recursos’, descobrimos porque as coisas vão rápido ou devagar. Ele é a velocidade. Quanto mais recursos, mais rápido, e vice-versa;
  • Os ‘processos’ determinam a eficiência, porque, no fim das contas, é ele quem determina como o recurso será consumido.

O que esses três pilares têm em comum? Todos eles consomem tempo.

E, se você está na jornada de reduzir o time to market do seu produto digital, você precisa ter certeza de que esses estão alinhados.

A partir de agora vamos desmembrar esses três pontos, para fazer as perguntas certas e criar uma reflexão do que você pode aplicar no seu processo.

Falando um pouco sobre Profit Fórmula

Como dito anteriormente, profit fórmula significa entender como sua empresa ganha dinheiro. Simples assim.

A pergunta chave que precisa ser feita para iniciar essa reflexão é: qual a relevância do produto para a estratégia da empresa?

Ao entender isso, você consegue predizer:

  1. Quão grande vai ser a pressão por prazos;
  2. Qual a disponibilidade de recursos;
  3. Quão fácil vai ser acessar os níveis de tomada de decisão;

Em outras palavras, entender bem a estratégia do produto que você está desenvolvendo, te ajuda a entender quais decisões serão tomadas. Grande parte dos processos, às vezes, fica paralizado pela dificuldade de tomadas de decisões.

Falando um pouco sobre Recursos

Explicando de forma simples, recursos significa o que o time tem à sua disposição. Está ligado à uma pergunta chave: o que precisa estar disponível a cada momento de projeto para que tudo continue funcionando?

Não adianta as coisas chegarem na ordem inversa. É difícil orquestrar isso dentro de um projeto, e é muito importante sempre parar para pensar: se você tem uma ineficiência acontecendo, será que temos tudo o que se precisa para que o processo continue funcionando?

A resposta para essa pergunta é que, geralmente, algum recurso está faltando. Seja ele o time técnico, dinheiro, acessos, permissões ou até infraestrutura.

E como sabemos que os recursos estão sendo bem utilizados?

Essa pergunta é super importante porque, quanto melhor um recurso é utilizado, mais atenção, mais foco e mais recursos você recebe.

Entender que você está fazendo um bom papel, ajuda na pirâmide a qual falamos lá em cima!

Se você gasta bem os recursos e tem processos eficientes, isso ajuda o profit fórmula. E, se você não utiliza bem esses recursos, é bem provável que você sofra uma escassez lá na frente.

O que determina como e quão bem os recursos estão sendo utilizados? Processos.

Falando um pouco sobre Processos

Processo é como fazemos as atividades. E, basicamente, é ele quem determina quais tarefas devem ser realizadas e com quais recursos.

Exemplos:

  • Ritos de planejamento, onboarding e reporte;
  • Homologação e controles;
  • Aprovações políticas e compliance;
  • Produção e armazenamento de documentações;
  • Tomadas de decisão técnica;
  • Tomadas de decisão de produto;
  • Determinação de métricas.

Se isso não está bem determinado, a empresa, como um todo, desperdiça recursos, e isso vai contra o profit fórmula, criando um ciclo ruim para todo o desenvolvimento do produto.

Tão importante quanto pensar em como as tarefas devem ser realizadas, também é importante pensar no que fazer quando as coisas não saem como o planejado. E aqui estamos falando de contingências, gestão de conhecimento, substituição de membros, reprovações e erros, planos de continuidade.

Para ajudar nesses processos e reduzir o tempo de fluxo, existem quatro passos os quais devemos evidenciar:

  1. Mapear Processos;
  2. Medir tempos;
  3. Criar modos fáceis e simples de execução do trabalho;
  4. Eliminar tarefas que não agregam valor.

Quando os processos são feitos de modo simples, eles, geralmente, não precisam ser feitos outra vez, eliminando o retrabalho.

Como mapear processos?

Costumamos dizer que todo processo tem três versões: Aquilo que você acha que é, como realmente é, e como deveria ser.

Levando em consideração os passos que falamos ali em cima, qual das três versões do processo é a que deveríamos trabalhar? Qual dessas versões realmente nos faz tomar decisões?

A resposta certa seria: como realmente é!

Isso quer dizer que o mapeamento de processos tem muito a ver com entender como as coisas estão sendo feitas, na hora que estão sendo feitas. E isso só é possível, trabalhando em equipe.

A versão de como achamos que é, é enviesada. É desta versão que saem aquelas perguntas que estão na superfície do iceberg.

Já a versão de como deveria ser, não ajuda em nada até entendermos como realmente é. Não podemos planejar uma mudança sem saber como realmente as coisas funcionam.

Como medir tempos?

Existem dois tipos de tempo, o TRA (Tempo de Realização de Atividades) e o TP (Tempo de Permanência).

O primeiro é referente a quanto tempo você passa se dedicando à alguma atividade. O segundo é igual a quanto tempo você espera para poder fazer algo, ou quanto tempo depois, aquilo vai para a próxima etapa para ser processado.

O TRA, geralmente, é menor do que o TP. Na maioria das vezes, demoramos mais tempo esperando a aprovação de algo ou alguém, do que fazendo a tarefa em si.

É importante ter essa noção pois, quando mapeamos o TRA e deixamos o TP de lado, perdemos o grosso das oportunidades de redução de time to market.

Sendo assim, qual dos dois tempos determina o TTM?

Sim, o tempo de permanência. É a soma do TP de todas as etapas do processo que determina quanto tempo uma empresa leva para lançar um produto no mercado.

Entender porque uma coisa que você executa relativamente rápido demora tanto tempo para ser utilizada pela próxima etapa, é fundamental para reduzir o TTM.

E como simplificamos tarefas?

As duas perguntas mais importantes nesse processo de simplificação das tarefas são:

  • O que toma mais tempo / requer mais esforço do que poderia?

Isso tem a ver com criar modos mais fáceis e simples de executar trabalho.

  • Como esta atividade impacta no valor entregue ao cliente?

Pensando que “valor ao cliente” é entregar o que o mercado realmente precisa, tudo aquilo que não impactar, por definição, não agrega valor. Isso não significa que podemos cortar essa tarefa, e sim que podemos trabalhar para reduzi-la em termos de tempo ou frequência.

Lembre-se sempre que nós trabalhamos para simplificar e reduzir, mas temos que pensar muito nas perdas e complexidades para fazer a redução do time to market. Reduzindo uma vez, aplicamos melhor na próxima e enriquecemos o know-how no time e propagamos este conhecimento para o resto da organização.

Para finalizar, temos o critério decisivo: VALOR. Uma palavrinha pequena, mas que dá muito trabalho para entendermos, definirmos e defendermos no dia-a-dia.

Ela é o critério decisivo, pois tudo que não agrega valor e puder ser trabalhado para ser simplificado ou eliminado, ajuda a reduzir o TTM.

Sobre a Zappts

Fundada em 2014 por Rodrigo Bornholdt e Pablo Augusto, a Zappts realiza a aceleração digital de grandes marcas com times de alta performance. Com foco no desenvolvimento de software, especialmente em Front-end, UX Design, Quality Assurance e Gestão de Ambientes Cloud atua no planejamento, gestão e operação de serviços de desenvolvimento de soluções digitais corporativas, gestão de ambientes e transferência de conhecimento por meio da tecnologia da informação. Referência na criação de experiências digitais para os usuários, além de desenvolver soluções inovadoras e rápidas, a empresa atua em modelo 100% remoto, com equipes distribuídas em mais de 17 estados do Brasil.